چگونه شرکت خود را ارزیابی می کنید تا متوجه شوید در چه جایگاهی قرار گرفته است؟ این سوالی است که از سالهای پیش وجود داشته است و پاسخ های متنوع و گوناگونی به آن داده شده است. برخی رویکردها عوامل درونی را منشا کار خود قرار داده بودند و بعضی دیگر عوامل خارجی را ! برخی هم با ترکیب این دو گروه عوامل به تحلیل می پرداختند.
سرانجام در دهه 1980 مدل Mc. kinsey بر تمام روشهای دیگر فائق آمد. مدلی که در گروه مشاوران Mc. kinsey توسط Waterman و Peters توسعه یافته بود. این مدل بیان می کند که 7 عامل درونی در موفقیت شرکتها موثر هستند.
مدل 7S مک کینزی یک چارچوب و مدل مدیریتی است که هفت عامل را جهت سازماندهی یک شرکت در یک نگاه کلی و موثر بیان می سازد. عواملی که با یکدیگر نحوه ی عملکرد شرکت را تعیین می کنند. شرکتها چه بزرگ و چه کوچک (SME) باید این هفت عامل را مورد بررسی قرار دهند تا بتوانند اطمینان حاصل کنند که استراتژیها به درسی پیاده می شود. این عوامل همگی با یکدیگر در ارتباط هستند، بی توجهی به یکی می تواند موجب بروز مشکلاتی برای کل شرکت شود.
مدل 7S شامل موارد زیر می باشد :
1.ارزشهای مشترک Shared Value
در مرکز این مدل ارزشهای مشترک قرار گرفته است. اعتقادات، باورها و اهدافی که بین بخشهای مختلف شرکت مشترک هستند.
2.استراتژی Strategy
برنامه هایی که شرکت برای بهره گیری از منابع محدودش در جهت رسیدن به اهدافش دارد، اهدافی پیرامون محیط، مشتریان، رقابت و ...
3.ساختار Structure
روش و ساختار ارتباطی که واحدهای مختلف سازمان از آن طریق با یکدیگر ارتباط برقرار می کنند. تمرکز، عدم تمرکز، ماتریسی، شبکه ای و ...
4.سیستم System
ساز و کارها و فرآیندهایی که از طریق آنها کارها در شرکت انجام می پذیرد. نظیر سیستمهای مالی، کارگزینی، ترفیع کارکنان، سیستمهای اطلاعاتی و ...
5.نیروی انسانی Staff
تعداد و نوع کارکنان سازمان
6.شیوه و سبک Style
در اینجا سبکهای مختلف مدیریت و شویه های گوناگون فرهنگ سازمانی مورد ارزیابی قرار میگیرد.
7.مهارتها Skills
مهارتهای مشخص کارکنان به صورت انفرادی و یا مهارتهای ویژه ی سازمان (سخت افزارها و نرم افزارها). سخت افزارها شامل: استراتژی های سازمان ، ساختار سازمان و سیستم سازمان میباشد و نرم افزارها شامل: ارزشهای مشترک، مهارتها، سبک و شیوه، و نیروی انسانی میباشد.
سخت افزارها را راحت تر می توان تعریف کرد و مدیریت می تواند به طور مستقیم بر روی آنها تاثیر بگذارد که شامل مستندات استراتژی، چارت سازمانی، ساختار گزارش دهی و گزارش گیری است. اما در سوی دیگر نرم افزارها را سخت تر می توان تعریف کرد و کمتر قابل لمس هستند و بسیار تحت تاثیر فرهنگ سازمان قرار دارد و نقش مدیریت در آنها کمتر است و باید دانست که این عوامل برای نیل به موفقیت بسیار مهم و تاثیر گذار هستند.
قرار گرفتن «ارزشهای مشترک » در مرکز این نمودار نشان می دهد که ارزشهای مشترک برای تحقق موفقیت سایر بخشها لازم و کلیدی است و همان طور که می دانید که ارزشهای مشترک بین افراد بر موفقیت سازمان موثر است.
چگونه از مدل 7S استفاده کنیم؟
ابتدا با ارزشهای مشترک شروع کنید: آیا این ارزشهای موجود در شرکت با ساختار و استراتژی و سیستم موجود، هماهنگی دارد؟ اگر ندارد برای ایجاد این همسانی باید چه تغییری را ایجاد کرد؟
سپس به عناصر سخت افزاری نگاه کنید، هر کدام از این عوامل دیگری را حمایت می کند؟ تا چه میزان ؟ اگر نه، برای ایجاد این پشتیبانی باید چه تغییری ایجاد کرد ؟
اکنون نوبت به عناصر نرم افزاری رسیده است؛ آیا این عناصر از سخت افزارهای سازمان پشتیبانی می کنند ؟
و در پایان شما باید این مراحل را پس از هر بار تغییر تکرار کنید، فرابندی زمان بری که شما را به یک نقطه ی مطلوب بین این 7 عامل خواهد رساند.
این مدل بر اساس این تئوری که برای عملکرد خوب یک سازمان بایستی این 7 عامل به درستی عمل کنند و به طور مرتب تقویت شوند، استوار است. بنابراین این مدل نشان خواهد داد که برای بهبود عملکرد شرکت نیاز به تغییر و ایجاد پیشرفت در کدام عامل هستیم. اما برای ارزیابی جایگاه سازمان در هر کدام از این 7 عامل مهم (7s مک کینزی) ، سوالات بسیارمهم زیر مطرح است:
استراتژی (Strategy)
استراتژی ما چیست ؟
ما چگونه می خواهیم به اهدافمان برسیم ؟
ما چگونه با فشارهای رقابت برخورد خواهیم کرد؟
استراتژی ما چگونه خود را با تغییرات محیطی تطابق می دهد؟
ساختار (Structure)
سازمان و تیمهای کاری چگونه تقسیم بندی شده اند؟
سلسله مراتب در سازمان چگونه است؟
بخشهای مختلف سازمان چگونه کارها را با یکدیگر هماهنگ و به انجام می رسانند؟
آیا تصمیم گیری در سازمان متمرکز است؟ آیا تصمیم گیری به روش فعلی، شرکت را به اهدافش می رساند ؟
خطوط ارتباطی بین کارکنان و بخشهای مختلف ( چه خطوط صریح و چه ضمنی) کدامند ؟
سیستم ها (Systems)
سیستمهایی که در سازمان وجود دارند، اعم از سیستمهای HR و سیستمهای مالی، سیستم انبار و موجودیها، سیستم تولید، سیستم بازاریابی و فروش چگونه فعالیت می کنند؟
مراکز کنترل کجا هستند و چگونه ارزیابی می شوند؟
ارزشهای مشترک (Shared Value)
ارزشهای محوری در شرکت چیست ؟
فرهنگ حاکم بر تیمهای کاری کدام است ؟
ارزشها در سازمان چه میزان اهمیت دارند ؟
ارزشهای بنیادی که شرکت بر اساس ان بنا نهاده شده است، کدام است؟
شیوه و سبک (Style)
مدیریت و رهبری چگونه در اجرای کارها شرکت می کند؟
سبک رهبری موجود تا چه میزان موثر است؟
آیا بین کارکنان رقابت وجود دارد؟
آیا تیم ها و گروه های واقعی در شرکت وجود دارند یا تنها گروههای اسمی وجود دارند ؟
کارکنان (Staff)
چه موقعیتها یا تخصصهایی در تیمها وجود دارد؟
چه موقعیتهای شغلی در شرکت خالی هستند؟
مهارتها (Skills)
در کدام مهارت شرکت ما قوی تر است ؟
آیا جای خالی مهارتی احساس می شود؟
شرکت ما برای انجام چه کاری معروف و شناخته شده است ؟
آیا با تکیه بر مهارتهای فعلی کارکنان می توان کارهای شرکت را به بهترین نحو انجام داد؟
مهارتها چگونه پایش و ارزیابی می شوند؟
پاسخ دادن به سوالات فوق و حل آنها میتواند راهگشای مشکلات هر شرکتی باشد.
مدل هفت S مک کینزی یکی از 10 ابزار و مفهوم کلیدی مدیریت است.