تکنیک ارزشیابی و بازنگری برنامه پروژه
Program Evaluation and Review Technique (PERT)
برای برنامه ریزی، تحلیل، زمانبندی و نظارت بر فعالیتهای پروژه، روشهای گوناگونی ابداع شده است که نمودار میله ای و روشهای تحلیل شبکه از رایج‌ترین روشهای برنامه ریزی و زمانبندی پروژه است.
با گسترش استفاده از نمودارهای میله ای، مشخص شد که این نمودارها قابلیت آن‌را ندارند که امکان نظارت مدیران را بر نحوه اجرای فعالیتهای پروژه ها، در سطحی مناسب و کافی فراهم آورند. به‌عنوان مثال؛ با استفاده از نمودار میله ای، مدیران پروژه در پایان هر هفته یا هر ماه، گزارشی از درصد پیشرفت پروژه دریافت میکردند؛ اما نمی توانستند میان مدت اجرای فعالیت ها، درصد پیشرفت آنها و هزینه های پرداختی، رابطه ای بیابند و پروژه را به‌طور کارآمد و ثمربخش کنترل کنند. همچنین همزمانی کارهای برنامه ریزی پروژه؛ یعنی شناخت فعالیتها، برآورد مدت اجرا و ترسیم نمودار برای آنها و نامشخص بودن روابط میان فعالیتها، از دیگر معایب نمودارهای میله ای است. ازاین‌رو روشهای تحلیل شبکه برای جبران نقاط ضعف نمودار میله ای طراحی شدند.
روشهای تحلیل شبکه از دهه پنجاه میلادی که تا امروز بسیار گسترده شده‌اند، در یک طبقه بندی کلی به دو دسته روشهای قطعی یا غیراحتمالی و روشهای غیر قطعی یا احتمالی دسته بندی می شوند. روشهای ترسیم برداری فعالیتها (روش مسیر بحرانی در این گروه قرار دارد)، روش ترسیم مستطیلی فعالیتها، روش ترسیم دایره ای فعالیتها، روش شبکه مبتنی بر زمان و روش ارزشیابی و بازنگری برنامه(PERT) جزو روشهای غیر احتمالی و روش گرافیکی ارزشیابی و بازنگری (GERT) (Graphical Evaluation and Review Technique) جزو روشهای احتمالی است.
سابقه روشPERT
در سال 1958 میلادی نیروی دریایی ایالات متحده آمریکا، مشغول بررسی برای ساخت موشک پولاریس بود. در این پروژه حدود سه هزار پیمان‌کار اشتغال داشتند و تعداد قطعاتی که قرار بود، برای ساخت سیستم نهایی به یکدیگر مونتاژ شوند، به دوازده هزار قطعه میرسید. آمار پروژه های قبلی نیروی دریایی ایالات متحده نشان میداد که زمان، به‌طور متوسط 45 درصد طولانی تر و بودجه صرف‌شده به‌طور متوسط 250 درصد بالاتر از مقادیر پیش‌بینی‌شده بود. مدیریت پروژه پولاریس با توجه به آمار فوق، تصمیم گرفت، ضمن ایجاد یک گروه پژوهشی، یک روش کارآ و علمی را برای مدیریت پروژه ابداع کند. گروه مذکور با همکاری دفتر پروژه‌های خاص نیروی دریایی، شرکت هواپیماسازی لاکهید و یک شرکت مشاوره مدیریّت به نام بوز و هامیلتون، شروع به کار برای ابداع این روش کردند. روش PERT، در نیمه اول سال 1958 توسط این گروه ابداع شد.
اساس روش PERT بر این اصل متکی بود که می‌بایست رویدادهای کلیدی که لازم است در تاریخهای معیّنی به وقوع بپیوندند باید تعیین شوند. این رویدادهای کلیدی یا وقایع مهم را سنگ‌های مسافت‌نما (Mile Stones) نامیده‌اند. برای بررسی موقعیت پروژه در تاریخهای معین کافیست تا وضعیت این رویدادهای کلیدی را مورد بررسی قرار داد؛ تا وضعیت و میزان پیشرفت پروژه مشخص شود.
با کاربرد روش PERT برای مدیریت و کنترل پروژه پولاریس، این پروژه سریعتر از آنچه پیش‌بینی‌شده بود؛ با موفقیّت به پایان رسید. جالب توجه است که مطالعات و پژوهشها، برای رسیدن به روشهای PERT و CPM تقریبا در یک زمان انجام می‌شدند و هیچ‌یک از دو گروه تحقیقاتی از کارهای گروه دیگر اطلاعی نداشتند؛ با این وجود، اساس هر دو روش بر نمودارهای شبکه متکی است و از نظر دستورالعملهای محاسبه، کاملا مشابه میباشند.
امروزه با کاربرد روشهای PERT و CPM علاوه بر محاسبات زمان، مسائلی نظیر تخصیص و تسطیح منابع مالی، نیروی انسانی و تجهیزات همچنین مسائل مربوط به موازنه هزینه و زمان قابل حلّ هستند. علاوه بر روشهای PERT و CPM برای پروژه هایی که در آنها فعالیتهای احتمالی وجود دارد -یعنی در آغاز پروژه، انجام و یا عدم انجام آنها قطعیت ندارد- روش GERT توسط شرکت رند در آمریکا ابداع گردید.
مزایای کاربرد روشهای برنامه ریزی شبکه
1. به حداقل رسیدن احتمال عدم توجه به مراحل و فعالیتهای لازم برای پروژه، با توجه به اهداف تعیین‌شده، برای پروژه و فعالیتهای لازم برای رسیدن به اهداف؛
2. فراهم شدن امکان انتقال اطلاعات پروژه بین افراد درگیر در آن، در سطوح مختلف مدیریّتی و اجرایی، به‌وسیله خروجی های این شبکه ها؛
3. مشخص شدن میزان منابع لازم در مقاطع مختلف زمانی در طول اجرای پروژه؛
4. فراهم شدن امکانات لازم، برای کنترل و تجزیه و تحلیل هزینهای هر یک از فعالیتها، به طور مجزا؛
5. فراهم شدن بررسی و تجزیه و تحلیل مسائل مرتبط با تأخیرها و تغییرات، در مشخصات و نقشه ها؛
6. مشخص شدن میزان کارآیی کارکنان و سرعت پیشرفت کار؛
7. فراهم شدن امکان تمرکز منابع، برای اجرای به موقع فعالیتهای بحرانی(که از نظر زمانی و تاریخهای شروع و پایان، دارای محدودیّت بیشتری هستند).
مراحل لازم برای به‌کارگیری PERT
1. شناسایی فعالیتهای لازم برای تکمیل پروژه؛
2. تعیین ترتیب انجام رخدادها؛
3. ترسیم جریان فعالیتها از شروع تا پایان و شناسایی رابطه فعالیتها با یکدیگر؛
4. محاسبه تخمین زمانی برای هرکدام از فعالیتها، که با استفاده از میانگین زمان خوشبینانه -که برابر است با طول مدت انجام فعالیت در شرایط ایده آل و محتمل ترین زمان انجام فعالیت، در شرایط عادی- و زمان بدبینانه -که نشان دهنده زمانی است که فعالیت در بدترین شرایط ممکن، انجام شود، به دست میآید.
تفاوت PERT با CPM و فعالیت
مراحل لازم برای به‌کارگیری روش CPM هم به شرح مذکور است؛ اما در روش مسیر بحرانی ((CPM، تنها در مرحله چهار از محتمل ترین زمان ممکن (برآوردشده) استفاده میشود.
قابل ذکر است که برای نشان‌دادن فعالیتهای یک پروژه و ترتیب تقدّم و تأخّر آنها به‌صورت عینی، معمولا شبکه‌ای ترسیم میشود. در شبکه هر پروژه، حداقلّ یک راه از رویداد آغاز پروژه، تا رویداد پایان پروژه وجود دارد؛ که شامل طولانی ترین زمان است. به این مسیر، مسیر بحرانی گفته میشود. در متون علمی، کنترل پروژه گفته میشود که در بین همه فعالیتهای پروژه، فقط فعالیتهای موجود در مسیر بحرانی، تفاضل بین دیرترین و زودترین تاریخ (هر دو تاریخ برآوردی هستند)، وقوع آنها حداقل است؛ که به این فعالیتها، فعالیتهای بحرانی گفته میشود. در واقع مسیر بحرانی، مسیری است که از آغاز تا پایان، همواره از فعالیتهای بحرانی عبور میکند. قابل توجه است که مدت اجرای پروژه نیز برابر طول مسیر بحرانی است.
در ادبیات برنامه ریزی وکنترل پروژه، فعالیت عبارت است از کاری که برای اجراشدن به زمان و سایر منابع (نیروی انسانی، تجهیزات، ابزار، مواد و مصالح)، نیاز دارد و واقعه، نشانگر لحظه ای از زمان است، که منابع لازم برای وقوع یا تحقق آن به‌وسیله فعالیتها، صرف میشود؛ یعنی واقعه احتیاجی به منابع ندارد و شروع و خاتمه هرفعالیت، یک واقعه است. مدیران تراز اول یک پروژه، معمولا به تاریخ وقوع برخی از وقایع؛ مانند شروع یا خاتمه بعضی از مراحل اجرای یک پروژه، همچنین شروع و خاتمه برخی از فعالیتهای کلیدی و اساسی پروژه، توجه و علاقه بیشتری دارند. این‌گونه وقایع را وقایع مهم ( mile Stones) مینامند.
شبکه PERT، علاوه بر نمایش توالی فعالیّتهای لازم برای تکمیل پروژه، هزینه و زمان مربوط به هرکدام از فعالیتها را نشان میدهد. مدیر میتواند نقاط مشکل آفرین را شناسایی کرده و اثرات فعالیتهای جایگزین را بر برنامه کاری و هزینه ها آسان کند.
روش PERT برای طراحی و ایجاد ساختمانها، تأسیسات، کارخانجات، مطالعات محیطی، طراحی نرم افزار، انجام طرحهای تحقیق و توسعه و حتی برنامه ریزی برای کنفرانسهای بزرگ مورد استفاده قرار میگیرد.