مهندسی ارزش VALUE ENGINEERING
تاریخچه مهندسی ارزش
مهندسی ارزش در زمان جنگ جهانی دوم هنگامیکه دستیابی به مواد حیاتی دچار مشکل شده بود در صنایع مطرح گردید . این مساله ارائه راهکارهای جایگزین برای مواد و طرحهای موجود را موجب شد . در سال 1947 لاورنس دی‌میلز یکی از مهندسین شرکت جنرال الکتریک آمریکا (GE) موارد ممکن را مورد ارزیابی قرار داد ؛ او طرحها و روشهای متعددی برای مقابله با تغییرات آتی بیان کرد و روشی مناسب برای تعیین ارزش یک طرح ارائه داد . به کارگیری این نظریه در صنایع ، به سرعت در آمریکا فراگیر شد و برگشت عظیم سرمایه را به همراه داشت ؛ او این حرکت را آنالیز ارزش نام نهاد . پس از آن در اواخر دهه شصت میلادی ، انجمن مهندسی ارزش آمریکا بنیان گزارده شد و سپس صنایع دفاع ، شرکتهای ساختمانی و مراکز صنعتی بتدریج مقرراتی در رابطه با الزام در اجرای مهندسی ارزش تصویب و به اجرا گذاردند ؛ تا جاییکه در اوائل دهه هشتاد میلادی پیشنهاد اجرای مهندسی ارزش در صنایع دفاعی ، مدیریت خدمات عمومی ، خدمات پستی و غیره مطرح و موجب موفقیتهای چشمگیر در کاهش هزینه‌ها در مرحله اجرا گردید . در حال حاضر ، براساس قوانین مصوب در ایالات متحده ، کلیه سازمانهای اجرایی وابسته به دولت ملزم به ایجاد و بکارگیری روشهای موثر مهندسی ارزش در پروژه‌هایی هستند که با سرمایه‌ای بیش از یک میلیون دلار انجام می‌گیرد.
در آغاز ، این تکنیک به نام آنالیز ارزش نامیده شد و بعدها به نامهای دیگری مانند مدیریت ارزش ، بهبود ارزش ، کنترل ارزش و خرید ارزش به کار رفته است؛ نیروی دریایی ایالات متحده امریکا این نام را به مهندسی ارزش تغییر داد تا بر روی قسمت مهندسی این متدولوژی نیز تاکید شود. با وجود تغییر نام، هدف مهندسی ارزش همانند قبل باقی مانده که به مفهوم ایجاد کنترل برای مجموع هزینه‌ها در زمینه محصول- خدمات در طول عمر محصول است، بدون اینکه کیفیت فدا شود و یا قابلیت اطمینان خدمات- محصول کاهش یابد .
معرفی مهندسی ارزش
از دیدگاه انجمن مهندسی ارزش آمریکا، مهندسی ارزش روشی سیستماتیک با تکنیکهای مشخص است که کارکرد محصول یا خدمات را شناسایی و برای آن کارکرد ، ارزش مالی ایجاد می‌کند ؛ به نحوی که آن کارکرد در کمترین هزینه با حفظ قابلیت اطمینان و کیفیت مورد نظر انجام گیرد؛ به بیان دیگر می‌توان گفت که مهندسی ارزش یک کوشش سازمان‌یافته برای تحلیل عملکرد سیستمها ، تجهیزات و سازمانها به منظور نیل به عملکرد واقعی با کمترین هزینه در طول عمر پروژه است که سازگار با کیفیت و ایمنی مورد نظر باشد. مهندسی ارزش یک روش بسیار مهم برای مصرف بهینه بودجه تخصیص داده شده است .
ارزش بسیار ساده و در عین‌حال بسیار پیچیده است. زیرا چیزیست که مشتری طلب می‌نماید. میلر و هایمان یک پند کلیدی در این باب ارائه نموده‌اند: هیچ کس یک محصول را خریداری نمی‌کند ! مشتریان همیشه کاری را می‌خرند که فکر می‌کنند کالا برای آنها انجام خواهد داد؛ به عبارت دیگر مردم به صدای با کیفیت اهمیت می‌دهند .
این واقعیت که هزینه‌های غیرضروری معمولا در محصول و فرایند وجود دارد قابل تامل است ؛ میلز نتیجه گرفته است که هزینه‌های غیرضروری معمولا ممکن است به علل مختلف از جمله موارد زیر باشد :
کمبود زمان کافی برای طراحی ، کمبود اطلاعات ، کمبود ایده ، پیش‌داوریهای منفی ، کمبود تجربه ، ضعف در روابط انسانی ، چندمفهومی بودن ، طراحی و تخمین بالاتر از حد نیاز .
متدولوژی ارزش ، سازمان را قادر به رقابت موثر و کارا در بازار خواهد کرد ؛ زیرا با بکارگیری مهندسی ارزش سازمان می‌تواند به اهداف خود ازجمله: کاهش هزینه ، افزایش سود ، بهبود کیفیت ، افزایش سهم بازار ، انجام کار در زمان کوتاهتر و استفاده کاراتر از منابع دست یابد.
سه واژه کلیدی در مهندسی ارزش
1.ارزش (Value) : اصطلاح ارزش برای مفاهیم مختلف کاربرد دارد و ممکن است با قیمت پولی و یا هزینه مورد سوء تعبیر قرار گیرد . اگر یک محصول نیازهای کامل یک خریدار را در ارتباط با آن محصول برآورده نکند ارزش آن محصول متناسب با قیمت آن نیست . ارزش یک محصول از دیدگاه فروشنده و خریدار متفاوت است و حتی ممکن است استفاده‌کننده‌های مختلف بین مفهوم آن اختلاف‌نظر داشته باشند ؛ به عنوان مثال ارزش یک پیچ‌‌گوشتی از دید یک مکانیک با خانم خانه‌دار متفاوت است . به طور معمول هنگام بحث از ارزش هفت سطح متفاوت از ارزش وجود دارد :
1 - اقتصادی 2 - اخلاقی 3 - اجتماعی 4 - مذهبی 5 - قضائی
6 - زیبایی شناختی .
مهندسی ارزش معمولا مرتبط با ارزش اقتصادی است که این‌چنین تعریف می‌شود :
کمترین هزینه برای فراهم کردن وظیفه-سرویس موردنیاز در زمان و مکان مطلوب و با
کیفیت مورد نظر ؛ در ساده‌ترین شکل ارزش برابر است با بها تقسیم بر هزینه .
2.بها (Worth) : در فرهنگ
لغت
، بها این چنین تعریف می‌شود : ارزشِ چیزیست که با کیفیت و یا اعتباری که
همراه خود دارد اندازه گیری می‌شود ؛ به بیان
دیگر
کمترین
هزینه‌ای که به وسیله آن عملکرد اساسی یک جزء کاری قابل دسترسی است . بها متفاوت
با هزینه (به عنوان کمیتی در واحد زمان) است ؛ آنالیز ارزش با شناسایی کارکرد
محصول-خدمات و اندازه‌گیری قابل‌قبول بودن کارکرد آن برای استفاده‌کننده ادامه می‌یابــد
. این عمل می‌تواند با جمع آوری داده‌های آماری و اعتبارسنجی آن با پاسخگویی به
سوالهای زیر از دید مصــــــرف کننده حاصل گردد :
هزینه دستیابی به این کارکرد با طراحی فعلی چه میزان است ؟
به نظر شما با توجه به عملکرد این کارکرد ، هزینه آن باید به چه میزان باشد؟
هزینه دستیابی به این کارکرد ، اگر مورد جایگزین وجود داشته باشد چه مقدار است ؟
3.هزینه (Cost): هزینه نیازمند تعیین دقیق است و عبارت است از مجموع نیروی انسانی ، مواد ، نگهداری و هزینه‌های غیر مستقیم موردنیاز برای تولید یک محصول و نگهداری آن در طول عمر محصول است . به عبارت دیگر ، هزینه برای طول عمر یک محصول یا خدمات مدنظر است .
زمان بکارگیری مهندسی ارزش چه زمانیست ؟
محدوده کار مهندسی ارزش بستگی به اندازه و پیچیدگی پروژه دارد . بالاترین میزان برگشت می‌تواند زمانی انجام گیرد که در اولین مرحله از عمر پروژه قرار داریم ؛ می‌توان گفت در فاز اولیه طراحی اجرای مهندسی ارزش بسیار موثر است ، چرا که نظریه‌ها هنوز به صورت مفاهیم وجود دارند . کارفرما و طراح در این مرحله در تصمیمات خود انعطاف‌پذیری بیشتری دارند و تغییرات ، آثار کمتری بر برنامه زمانبندی پروژه دارد . در این مرحله که کارفرما و مشاور در حال بررسی بودجه پروژه هستند انجام مطالعه مهندسی ارزش می‌تواند برای شناسایی عناصر هزینه بر قبل از تصویب بودجه نهایی موثر باشد . مطالعات مهندسی ارزش برای پروژه‌های ساخت ، زمانی انجام می‌گیرد که حدود سی‌درصد از طراحی پیش رفته باشد ؛ به عبارت دیگر ، طراحی نیمه‌تمام را باید مهندسی ارزش کرد . به طور کلی می‌توان گفت قبل از اینکه تصمیمات مهم در طراحی اتخاذ شود مهندسی ارزش توصیه می‌شود و در آن زمان بیشترین اثر را روی هزینه‌ها دارد .
هر پروژه به طور معمول 5 مرحله توسعه دارد :
1- فرموله کردن مفاهیم (مشخص کردن عملکرد)
2- مرحله طراحی اولیه
3- مرحله طراحی نهائی
4- مرحله ساخت
5- مرحله عملیات
حال به تشریح هر یک از این مراحل خواهیم پرداخت :
1- مرحله فرموله‌کردن مفاهیم : هدف از فاز فرموله‌کردن مفهومی تبدیل (ترجمه) نیازمندیهای کلی (عمومی) به مشخصات عملکردی است . در بیشتر موارد هنوز تصویر کاملی از پروژه نهایی شناخته نشده است ، بدین‌مفهوم که تصمیمات هنوز در شرایط نامشخص هستند. تلاش مهندسی ارزش در این فاز در جهت تهیه ورودی برای نیل به کارکردها به نحوی است که در کمترین هزینه انجام یابد .
2- فاز طراحی اولیه : در خلال این فاز ، مفاهیم تعریف و مشخصات طراحی شروع شده‌اند . اطلاعات جزئی و کافی برای بیان همه چیزهای کمی و هزینه‌ها در جهت برنامه‌ها ارائه شده است . حال زمان مناسبی برای پرسش از خصوصیات عملکرد و اصلاح آنها در صورت لزوم می‌باشد. یک مطالعه مهندسی ارزش که نیازمند آنالیز ، خصوصیات فنی و طراحی وظایف است می‌تواند برای گزینه‌های جایگزین مشخص و پیشنهاد برای بهبود ارزش باشد .
3- فاز طراحی نهائی : در ضمن این فاز ، جزئیات مشخصات طراحی فرموله و برنامه‌ریزیها انجام شده‌اند . تلاش مهندسی ارزش در این فاز معمولا محدود به حذف جزئیات مرتبط با محدودیتهای غیرضروری و زائد است . معمولا طراحی مجدد در این مرحله نمی‌تواند به صورت موثر و اقتصادی انجام گیرد مگر آنکه پتانسیل صرفه‌جویی طول عمر محصول به اندازه کافی برای تعدیل هزینه‌ها بزرگ باشد .
4- مرحله ساخت : در ضمن فاز ساخت ، مهندسی ارزش برای بازبینی مشخصات و نیازمندیهای قراردادی و سفارش در تغییرات بکار می‌رود . زمانیکه تغییر در سفارشات تمایل به افزایش هزینه‌های قرارداد دارد آنگاه بایستی آنالیز ارزش را برای تسهیل در پیدا کردن راه‌حلهای با هزینه کمتر و جلوگیری از افزایش عملکرد غیرضروری اعمال کرد.
5- مرحله عملیاتی و نگهداری : مطالعه مهندسی ارزش در این فاز به عنوان فرصتی برای ایجاد تغییر پیشنهاد می‌شود که در مراحل قبل مقدور نبودند (شاید ناشی از کمبود زمان و یا دیگر محدودیتها باشد) . نتایج مطالعه مهندسی ارزش در این فاز صرفه‌جویی هزینه با توسعه طول عمر آن از طریق استفاده از مواد جدید ، فرایند و یا طراحی ، کاهش هزینــــه تعمیرات ، صرفه جویی در انرژی و دیگر هزینه‌های عملیاتی است .
اجرای مهندسی ارزش برای یافتن پاسخ به این سوال است که چه راه حل دیگری کارکرد موردنظر ، فرایند ، محصول و یا اجرای آن را با هزینه کمتری محقق می‌سازد . بنابراین ، هرچه از زمان عمر پروژه بگذرد پتانسیل کاهش هزینه کم می‌شود و در نهایت می‌توان چنین گفت که تیم طراحـی بیشترین اثر را روی صرفه‌جویی هزینه دارد .
مراحل اجرا و بکارگیری مهندسی ارزش:
براساس تعاریف و برداشتهایی که از مهندسی ارزش وجود دارد برنامه‌های کاری متفاوتی برای آن ارائه شده است . برای مطالعه فرایند اجرای مهندسی ارزش متدولوژیی که بوسیله انجمن مهندسی ارزش آمریکا بیــان شده ، دنبال خواهد شد . طرح‌ریزی این متدولوژی به نحویست که آنالیز موثر و کارای پروژه را فراهم می‌کند و توسعه ماکزیمم تعداد راهکار برای نیل به کارکرد مورد نیاز پروژه را فراهم می‌آورد ؛ متدولوژی شامل سه فاز اصلی می‌باشد :
1- فاز پیش مطالعه : در این فاز جمع‌اوری اطلاعات و داده‌ها انجام می‌پذیرد .
2- فاز مطالعه : این فاز خود دارای مراحل زیر می‌باشد :
2-1 فاز ایجاد ( تفکر یا تعمیق ) : این فاز که محل ارائه ایده‌ها بر اساس داده‌های جمع‌آوری شده در فاز پیش‌مطالعه است را بعضا به عنوان فاز طوفان فکری نیز نامیده‌اند . این مفهوم به معنای تلاشیست که با عادات ، روشها و فرضیات محدودکننده و معیارهای مشخص محدود نمی‌شود . داوری در مورد هریک از ایده‌ها تا فاز بعدی به تعویق انداخته می‌شود . لازم به یادآوری است که هیچ ایده‌ای بد نیست و جریان آزادی از تفکرات و ایده‌ها بدون انتقاد از هر ایده وجود دارد . هرچه راهکارهای بیشتری ارائه گردد احتمال بیشتری برای توسعه راه‌حل بهتر و برجسته‌تر بوجود می‌آید . ادبیات مهندسی ارزش در این فاز برای ارائه ایده جدید سوالات زیر را پیشنهاد می‌نماید :
آیا این عملکرد به کلی می‌تواند حذف شود ؟
آیا بخشی از آن می‌تواند حذف شود ؟
آیا تکرار وجود دارد ؟
آیا تعداد طولهای مختلف ، رنگها یا تنوع آنها می‌تواند کاهش یابد ؟
آیا یک بخش به صورت استاندارد می‌تواند به کار برده شود ؟
آیا این بخش ، بیش از وظیفه مورد انتظار ، کار ارائه می‌کند ؟
آیا هزینه مواد به کار رفته می‌تواند کاهش یابد ؟
برای موفقیت در این فاز دو بخش کلیدی وجود دارند : نخست اینکه هدف از این فاز راههای ممکن برای طراحی پروژه نیست بلکه برای توسعه راهکارهای انجام کارکرد انتخاب شده مطالعه است و دوم آنکه یک فرایند ذهنی با تجارب گذشتــه برای نیل به ایده‌های جدید ترکیب می‌شود ؛ هدف از پیداکردن ترکیبات جدید دستیابی به کارکردهای مطلوب با هزینه کمتر و بهبود عملکرد است .
2-2 : فاز ارزیابی : در خلال فاز ارزیابی ، ایده‌های
تولید شده در فاز قبلی (فاز ایجاد یا تفکر و تعمق)آنالیز شده و ایده‌های مناسب
برای بسط بیشتر انتخاب می‌شود . هدف این فاز ارزیابی راهکارهای پیشنهاد شده ، حذف
ایده‌های نامناسب و انتخاب بهترین گزینه است .
برای کمک به ارزیابی یک ایده فهرستی از سوالات زیر ارائه می گردد ؛ با ارزیابی
جوابها قضاوت در مورد هریک از ایده‌ها ســاده تر خواهد بود :
آیا این ایده عمل خواهد کرد ؟
آیا این ایده می‌تواند با دیگر ایده‌ها ترکیب یا تعدیل شود ؟
پتانسیل صرفه‌جویی این ایده چه میزان است ؟
احتمال اجرای آن چقدر است ؟
این ایده ممکن است روی چه بخشهایی اثر بگذارد ؟
این ایده ممکن است روی چه کسی اثر بگذارد ؟
آیا این ایده به نسبت ، اعمال تغییرات آتی را آسانتر یا دشوارتر خواهد کرد ؟
آیا همه خواسته‌های استفاده‌کننده را ارضا خواهد نمود ؟
2-3 : فاز توسعه : هدف از فاز توسعه ، مهیاکردن بهترین گزینه برای بهبود ارزش ایده انتخاب‌شده در فاز قبل است . در این فاز به ارزیابی کامل راهکارهای باقیمانده پرداخته و جزئیات ویژه ای همچون هزینه کارفرمائی ، امکان اجرا و اثر آن بر دیگر بخشهای پروژه مورد بررسی قرار می‌گیرد . در فــــاز توسعه انتظار می‌رود تیم به طور کامل ایده‌های انتخاب شده را توسعه دهد و اطلاعات واقعی و عملی را در مورد هر ایده ارائه دهد . این اطلاعات بایستی شــامل بخشهــای فنـی ، هزینه و برنامه‌ریزی اطلاعات به نحوی باشد که طراح و کارفرمای پروژه ارزیابی مناسبی از اجرای آن به دست آورند . اطلاعات هر گزینه پیشنهاد شده به طور معمول بایستی شامل موارد ذیل باشد :
توصیف و شرح طراحی قبلی و گزینه‌های پیشنهاد شده .
داده‌های هزینه و عملکرد ، که نشان‌دهنده اختلاف بین طراحی عمومی (قبلی) و طراحی پیشنهاد شده باشد .
مقایسه هزینه طول عمر شامل هزینه عملیاتی و ... .
برنامه اثرات و بازخور داده‌های فنی .
پس از لحاظ کردن این موارد است که تیم باید بهترین ایده را تعیین کند .
2-4 : فاز ارائه : هدف از فاز ارائه دستیابی به توافق و ایجاد تعهد برای طراح و کارفرمای پروژه برای اقدام به اجرای پیشنهاد است . در خلال فاز ارائه ، تیم گزارش مکتوبی در مورد بهترین گزینه(ها) مهیا می‌نماید و طرح عملیاتی برای ضمانت اجرایی گـزینه انتخاب شده را ارائه می‌کند . سپس تیم مراحل تصویب آن را برای جلب‌نظر مسئول مربوطه طی می‌کند . معمولا گزارش بایستی منعکس‌کننده یک پیشنهاد که شامل مباحث لازم برای اطمینان مدیریت از اینکه عملکرد مغایر با اثر موردنظر نیست (قابلیت اجرا دارد) ، اطلاعات فنی و پشتیبانی تکمیل و صحیح است ، پتانسیل صرفه جویی برمبنای آنالیز هزینه‌ها و بهینه بودن تغییرات باشد . معمولا به همراه گزارش مکتوب ، ارائه شفاهی نیز وجود دارد ؛ بیان شفاهی می‌تواند مبنای قبول پیشنهاد باشد .
3- فاز فرا مطالعه : هدف از این بخش - که گاهی به عنوان اجرا نیز نامیده می‌شود - اجرای توصیه‌هایی است که به عنوان مهندسی ارزش مورد تایید قرار گرفته است و در زمانبندی طرح نهایی لحاظ می‌شود . در این فاز نظریه‌ها می‌توانند واقعی شوند؛ کارفرما معمولا اجرای ایده انتخاب شده و اهداف گزارش را دنبال می‌نماید .