پایگاه دانش مدیریت بهره وری

واژه سیستم به معنی امروزی، در ابتدا توسط دانشمند زیست شناس اتریشی بنام لودویک فون برتالانفی در علم زیست شناسی در سال 1940مطرح شد. وی می گوید: سیستم مجموعه ای از عناصر به هم پیوسته است که در جهت هدف معینی حرکت می کنند. یعنی متولد می شوند، رشد می کنند، به بلوغ می رسند و به تدریج رو به زوال می گذارند و نهایتاً به نیستی می رسند.

از سیستم، تعاریف متفاوت و گوناگونی ارائه شده است. به طور خلاصه می توان گفت: سیستم، گروهی از اجزای مرتبط و در تعامل با هم و به هم وابسته است که یک کلیت واحد و پیچیده را تشکیل میدهند و با مشارکت یکدیگر، هدف واحدی را دنبال می نمایند.

نمونه هایی از سیستم:

سیستم گوارش بدن انسان، سیستم محرکه خودرو، سیستم انتقال برق در یک شهرستان، سیستم کامپیوتر شخصی شما، سیستم کامپیوتر (کل شبکه کامپیوتری) در یک سازمان  و ...

یک شرکت به تنهایی می تواند یک سیستم باشد. همچنین یک سازمان یا یک وزارتخانه می تواند نمونه ای از یک سیستم باشد. همچنین نظام حکومتی یک کشور می تواند یک سیستم باشد.

مشترکات  سیستم ها

ایمگارت ، مشترکات سیستمها را به صورت زیر تدوین کرده است:

1. سیستمها همگی در زمان ومکان وجود دارند.

2. سیستمها همگی به سمت موقعیت تصادفی و بی نظمی که سرانجام آن آنتروپی  وایستائی است میل دارند.

3. مرزی فرضی، عناصر درونی همه ی سیستمها را از عناصر خارج سیستم جدا می نماید.

4. همه ی سیستمها دارای محیطی هستند که عناصر آن، عناصر خارج سیستم محسوب می شوند.

5. همه ی سیستمها عواملی دارند که بر ساخت وعملکرد سیستم اثر می گذارند.

6. عوامل درون سیستمی را متغیر وعوامل درون محیط آن را پارامتر می خوانند.

7. باستثنای کوچکترین سیستم، بقیه سیستمها، زیر سیستم (subsystem) می باشند.

انواع سیستم:

در مطالعات ترمودینامیکی سه نوع سیستم وجود دارد: سیستم باز، سیستم بسته و سیستم منزوی.

سیستم باز سیستمی است که بتواند با دنیای دور و بر خود هم انرژی و هم ماده مبادله کند. مقداری آب که در یک بالن در باز بر روی یک شعله در حال جوشیدن است یک سیستم باز شمرده میشود.

سیستم بسته آن است که امکان مبادله ماده میان آن و دنیای دور و برش فراهم نیست، اما انتقال انرژی از سیستم به دنیای دور و بر و به عکس ممکن است؛ آب و بخار آب موجود در ظرف داخل حمام بسته، یک سیستم بسته است. این آب و بخار آن می تواند از دنیای دور و برش انرژی بگیرد و یا به آن پس بدهد.

سیستم منزوی سیستمی است که با دنیای دور و برش هیچ برهمکنشی نداشته باشد، به بیان دیگر، یک سیستم منزوی آن است که با دنیای دور و برش نه انرژی مبادله کند و نه ماده . با توجه به تعریفهای داده شده، یک سیستم باز نه جرم ثابتی دارد و نه انرژی ثابتی دارد، حال آنکه جرم یک سیستم بسته ثابت است، اما انرژی آن ثابت نیست؛ در یک سیستم منزوی هم جرم و هم انرژی آن ثابت است.

 هر سیستم، یک کل است و نمی‌توان آنرا به اجزای مستقل تقسیم نمود. زیرا ویژگیهای سیستم، در هیچ یک از اجزاء بطور مستقل وجود ندارد و اگر اجزاء سیستم را از هم جدا کنیم، خاصیت خود را از دست می‌دهند. به عنوان مثال چشم به عنوان جزئی از بدن انسان، اگر از بدن جدا شود، نخواهد دید.

وقتی سیستم به اجزاء مستقلی تقسیم شود، تعامل بین اجزا از بین می‌رود و سیستم خاصیت و تواناییهای خود را از دست می‌دهد. اگر اجزاء یک موجودیت، با یکدیگر تعامل نداشته باشند، تشکیل یک مجموعه می‌دهند نه یک سیستم. به عبارت دیگر مشخصه مهم یک سیستم، تعامل و ارتباط است و ویژگیهای اصلی سیستم از تعامل اجزا بدست می‌آید نه از رفتار مستقل اجزا. به عنوان مثال اگر قطعات یک خودرو را به صورت منفک کنار هم قرار دهیم، تشکیل خودرو نخواهند داد.

 

 ویژگی‌های سیستم‌های باز و بسته:

 1.بینش: یکی از ویژگی‌های هر سیستمی داشتن بینش یا به عبارتی آرمان است. در سیستم‌های باز، بینش، بلندمدت می‌باشد در حالی که در سیستم‌های بسته، بینش کوتاه‌مدت بوده و صرفاً به اهداف کوتاه‌مدت می‌اندیشند.

2.کنترل: ویژگی سیستم باز، تمایل به نظم است. به گونه‌ای که نظام‌های کنترلی، سیستم را در جهت افزایش نظم پیش می‌برند در حالی که ویژگی سیستم بسته، تمایل به بی‌نظمی است. حتی کنتر‌ل‌ها در سیستم‌های بسته باعث سوق یافتن سیستم به سمت بی‌نظمی می‌شوند.

3.تضاد: سیستم باز، تضاد را می‌پذیرد و آن را مدیریت می‌نماید در صورتی که سیستم بسته از تضاد می‌گریزد. به طور کلی، تضاد و تعارض در سیستم‌های باز، عامل و پیشران رشد سیستم است. در جایی که هرگونه تضاد و تعارض سرکوب گردد، سیستم به سمت ایستایی و مرگ پیش می‌رود.

4.ارزشیابی: در سیستم باز، ارزشیابی و ارزیابی عملکرد به صورت انسان‌گرا صورت می‌گیرد. مثلاً در ارزیابی عملکرد به موارد انسانی و رشد و یادگیری (نظیر تحقیق و توسعه، توسعه دانش فنی و ...) توجه می‌شود در صورتی که در سیستم‌های بسته، ارزشیابی ماشین‌گرا است. یعنی صرفا به آمارهای مالی و یا تولیدی بسنده می‌شود.

5.درامد: سیستم باز، مراکز اقتصادی را در خود ایجاد و تقویت می‌نماید. در سیستم‌های باز، بسیاری از واحدها، به عنوان یک مرکز اقتصادی برای سازمان، درآمد کسب می‌کنند در حالی که در سیستم‌های بسته، با مراکز هزینه روبرو هستیم.

6.فرایند- رویداد: در سیستم‌های باز، به علت اینکه نظم خاصی حاکم است و به استانداردسازی توجه می‌شود، فرایندها و رویدادها، تکرارپذیر هستند در حالی که در سیستم‌های بسته به علت غفلت از استانداردها و ایجاد نظم، فرایندها و رویدادها غیرقابل تکرار و در نتیجه غیرقابل پیش‌بینی و در نهایت غیر قابل مدیریت کردن خواهند بود.

7.مجموعه- یکپارچگی: سیستم باز از این جهت، کل‌نگر هستند. یعنی مجموعه سازمان را به صورت یک کل در نظر گرفته و به دنبال اثربخشی کل سازمان هستند در حالی که سیستم بسته، جز‌نگر است و سازمان را به صورت واحدهای مجزا در نظر گرفته و به دنبال افزایش کارایی هر جزء است. این امر، اثربخشی کل را تضمین نمی‌نماید.

8.حس تعلق: در سیستم باز، علائق به سازمان قوی است در حالی که در سیستم بسته، این علائق سطحی است. به عبارتی، سیستم‌های باز، سطح بالایی از وفاداری و تعهد اجزاء سیستم را به ارمغان می‌اورند.

9.فعالیت- برنامه‌ریزی: در سیستم‌های باز، فعالیت‌ها به صورت پیش‌دستانه و فعال صورت می‌گیرد. یعنی از قبل، پیش‌بینی شده و مورد توجه قرار می‌گیرند. در صورتی که در سیستم‌های بسته، فعالیت‌ها به صورت عکس‌العملی و منفعل انجام می‌‌شود. یعنی بعد از وقوع یک حادثه یا بحران، تازه به دنبال حل آن می‌افتند.

10.محدوده: در سیستم باز، مرزها قراردادی است. یعنی این سیستم، مرز مشخص و ثابتی را با محیط تعریف نکرده و این انعطاف را دارد که با سازمان‌های بالادست و پایین‌دست ترکیب شود، ادغام شود، گسترده شود، کوچک شود و ... در حالی که در سیستم‌های بسته، مرزها ثابت است و انعطاف چندانی در این زمینه وجود ندارد.

11.واقعه- شروع (همپایانی): در سیستم‌های باز، همپایانی حاکم است. طبق این اصل، در سیستم های باز، با استفاده از روش‌های مختلف، سعی می‌شود به یک هدف و پایان مشخص رسید، در حالی که در سیستم‌های بسته، بی‌پایانی حاکم است و راه‌های مختلفی برای رسیدن به اهداف متعدد و بعضا واگرا دنبال می‌شود.

12.تصمیم‌گیری- اثر: در سیستم باز، این کار به صورت مستقل انجام می‌‌شود در صورتی که در سیستم‌های بسته، وابستگی زیاد وجود دارد. به طور کلی سیستم‌های بسته برای حیات خود به شدت به منابع تزریقی از اطراف وابستگی دارند و در صورت قطع شریان‌های حیاتی به سمت زوال و مرگ پیش می‌روند.

13.نیروها: در سیستم‌های باز، هم‌نیروزایی حاکم است. یعنی افراد و اجزاء سیستم، همدیگر را تقویت می‌کنند و نوعی رشد و یادگیری اتفاق می‌افتد. در حالی که در سیستم‌های بسته، مکانیزم حقوق‌بگیری برقرار است. در این صورت هر فرد یا جزء سیستم در خدمت رشد خود بوده و به رشد و بالندگی کل مجموعه توجه نمی‌شود.

14.تقسیم کار: در سیستم باز، تقسیم کار به صورت ارگانیکی و زنده صورت می‌گیرد. کار تیمی از ویژگی چنین تقسیم کار ارگانیک است. در حالی که در سیستم بسته، تقسیم کار به صورت مکانیکی صورت می‌گیرد. این به معنای تعیین شرح وظایف مدون و ثابت بدون هرگونه اختیار، درجه آزادی و یا کار و فعالیت تیمی است.

15.اصلاح- مغایرت: در سیستم باز، بازخورد منفی انجام می‌شود. یعنی اگر سیستم در راستای نزول حرکت کند، مکانیزم بازخور باعث می‌شود که سیستم از این حالت خارج شده و در مسیر درست قرار گیرد. در صورتی که در سیستم بسته، وقتی انحرافی صورت گیرد، تمام عوامل دست به دست هم می‌دهند تا این انحراف تشدید شود.

16.فرماندهی: در سیستم بسته، فرماندهی به صورت بالادست صورت می‌گیرد در صورتی که در سیستم بسته، این فرماندهی به صورت زیردست است.

17.تعادل: سیستم باز، تعادل پویا با محیط اطراف داشته و از محیط تاثیر پذیرفته یا بر محیط اثر می‌گذارد. این در حالی است که در سیستم بسته، تعادل ثابت با محیط برقرار است. سیستم بسته، توانایی اثرگذاری بر محیط را ندارد و از تهدیدات محیطی نیز به شدت متاثر می‌شود.

18.تفویض: در سیستم باز، تمرکززدایی تا حد امکان صورت می‌گیرد و مسوولیت‌ها و اختیارات به همراه قدرت تصمیم‌ به لایه‌های پایین‌تر منتقل می‌شود. در حالی که در سیستم‌های بسته، تصمیمات به صورت متمرکز اخذ می‌شود. این امر باعث ایجاد سلسله‌مراتب‌ و ساختارهای عمودی در سازمان‌های سنتی می‌شود.

19.شناخت: سیستم باز، خودآگاه بوده و به خود شناخت دارد در حالی که سیستم بسته، فاقد خودآگاهی است. شناخت از خود به منزله درک اطلاعات عملکردی و نیز مقایسه عملکرد با رقبا است به نحوی که به خوبی بتواند باعث شناسایی نقاط قوت و ضعف شود.

20.تغییر: سیستم باز، انعطاف‌پذیر بوده و توجه زیادی معطوف محیط دارد. توجه به محیط اطراف باعث افزایش پویایی و چالاکی در سیستم‌های باز می‌شود. در حالی که سیستم‌های بسته، خشک و درونی هستند. به همین خاطر، در بسیاری موارد، از تغییرات محیطی غافل می‌مانند.

21.تخصص: سیستم باز تخصص‌پذیر است در حالی که در سیستم‌های بسته، تخصص ثابت است. سیستم‌های باز، به خوبی نیازمندی‌های شغلی جدید را شناسایی کرده و مهارت‌ها و شایستگی‌های نیروها را در جهت برآورده ساختن نیازهای جدید به روز‌اوری می‌کند. در حالی که در سیستم‌های بسته، تخصص‌ها ثابت و مهارت‌ها و شایستگی‌ها در سطح ثابتی باقی می‌ماند.

22.تحرک: سیستم باز فعال و سیستم بسته منفعل است. در سیستم باز، پیش‌بینی قبل از نتیجه صورت می‌گیرد تا اقدامات اصلاحی از قبل صورت گیرد در حالی که سیستم بسته منفعل است و پس از وقوع نتیجه و بحران، به فکر اقدام می‌افتد.

23.روش‌شناسی: در سیستم باز، کار بر اساس روش‌های متنوع و متعدد انجام می‌شود در صورتی که در سیستم بسته، روش‌ها و رویه‌ها محدودند. به عبارتی، در سیستم باز، تکاپوی مستمر برای یافتن راه‌های جدیدتر و بهتر در انجام کارها و وظایف وجود دارد ولی سیستم بسته به رویه‌های مشخص و محدودی اکتفا می‌کند.

24.تعامل: در سیستم باز، ورود و خروج ماده و انرژی انتخابی است، در حالی که در سیستم بسته، این ورود و خروج اجباری است. به عبارتی، سیستم باز با گزارش‌گیری و مشاهده عملکرد، ورودی‌ها و خروجی‌ها و حتی فرایند پردازش را تغییر می‌دهد (مثلاً تغییر تامین‌کننده مواد اولیه). در صورتی که در سیستم بسته به علت مقررات خشک و یا عدم سنجش عملکرد، ورودی‌ها و خروجی‌ها ثابت واجباری است.

مرز سیستم : ( system  bounder )

هر سیستمی مرزی دارد که آن را از محیط اطرافش جدا می کند . در سیستمهای بسته، مرز سیستم سخت و محکم و قابل تشخیص است . در سیستم های باز ، مرزها قابل انعطافند و تشخیص آنها دشوار است .

جریان (flow ) :

هر سیستمی جریانی از اطلاعات ، مواد و انرژی است . این وارده ها به سیستم از محیط، را داده گویند. این داده ها در سیستم، طبق برنامه سیستم در جریان تغییر و تبدیل قرار می گیرند به این مرحله فرایند عملیات گویند . به کالاها و خدمات که پس از طی فرآیند عملیات از سیستم صادر می شود، بازده یا ستاده گویند .

بازخورد ( feed back ) : کلید کنترل سیستم است و در جهت جلوگیری از انحراف سیستم و برای حفظ تعادل سیستم ضروری است . در کل می توان گفت سیستم دارای عناصری بشرح زیر است:

عناصر سیستم :

1- درون داد ( ورودی ها ) input

2- فرایند تبدیل transformation

3- برون داد ( ستاده ) output

4- بازخورد   feedback

موفق باشید